Workflow de aprovação: aprenda o que é e por que ele é importante

No mundo atual, as empresas precisam sempre buscar maneiras de prestar o melhor atendimento pós-venda ao cliente. Afinal, é menos oneroso manter um cliente do que captar um novo.

É necessário trabalhar a retenção. Isso significa tornar o cliente fiel ao seu negócio, lembrando que cliente fiel é sinônimo de cliente satisfeito e até promotor da sua marca.

Imagine então um recurso que permita otimizar processos, ganhando velocidade e assertividade no suporte prestado ao cliente. Pois saiba que ele já existe e se chama workflow de aprovação!

Neste artigo, mostraremos para você o que é workflow de aprovação e por que ele é importante no processo de suporte ao seu cliente. Vamos lá?

O que é workflow de aprovação?

Para entendermos o workflow de aprovação, vamos primeiro ver algumas informações importantes. Workflow significa fluxo de trabalho; isso representa a sequência de tarefas necessárias para que processos internos sejam automatizados.

Assim, informações, projetos e documentos podem transitar entre diferentes pessoas seguindo parâmetros que foram definidos previamente. Mas o que isso tem a ver com a aprovação?

Quando falamos em workflow de aprovação, estamos nos referindo ao controle da aprovação do atendimento que é prestado em service desk. E que atendimento é esse?

Trata-se do contato do cliente com a empresa para, por exemplo, fazer uma solicitação ou resolver um problema relacionado ao produto/serviço prestado. É importante ter em mente que esse cliente já adquiriu o produto/serviço e está em um momento extremamente importante, que é o de pós-venda.

É preciso, então fidelizar esse cliente cada vez mais. Assim, ferramentas que ajudem a potencializar o atendimento são válidas e devem ser adotadas.

Mas como funciona esse processo? Veja a seguir.

Como o workflow de aprovação funciona?

Entender o funcionamento do workflow de aprovação é bem simples. Veja só:

O profissional de atendimento recebe uma solicitação do cliente. Ele então cadastra a ação necessária para que a demanda seja resolvida e a direciona para o responsável, que irá aprová-la ou não.

Se a ação for aprovada, o atendimento segue até ser finalizado. Se não, ela é repensada até que a aprovação ocorra. O interessante é que podem ser adotados repositórios de informação para essas etapas do workflow, mantendo uma base de conhecimento para toda a equipe.

Para que esse processo de workflow de aprovação tenha fluidez, é necessário ter um bom sistema help desk. Veja por que é eficaz implementar um controle de atendimentos clicando aqui.

Depois de saber o que é workflow de aprovação e como ele funciona, você deve estar se perguntando sobre os benefícios de seguir esse processo, não é mesmo?

4 benefícios do workflow de aprovação

Conheça os principais benefícios de se utilizar workflow de aprovação:

Automação

Já pensou se sua equipe gastasse um tempo precioso de trabalho enviando e-mails ou se comunicando por mensagens instantâneas? Como visar à produtividade se você não fornece as ferramentas necessárias?

Sem dúvidas, a automação é uma das principais vantagens de se adotar um workflow de aprovação. Isso porque ele torna os processos mais rápidos, consistentes e eficazes, já que são alocados os recursos necessários para as demandas e implementadas regras predefinidas.

Isso, com certeza, traz ganhos para o processo de atendimento ao cliente, tornando o serviço mais assertivo.

Agilidade

A agilidade é um benefício intrínseco à automação. Quando sua equipe de atendimento conta com recursos que otimizem o trabalho e facilitem os processos, ela se torna mais ágil e produtiva.

O cliente também se beneficia, já que vê, muitas vezes, o prazo de atendimento diminuído e tem contato com pessoas realmente capazes e dispostas a resolver a demanda dele.

Controle do fluxo de trabalho

Ao adotar um workflow de aprovação, você consegue visualizar todo o processo pelo qual a demanda do cliente passa, desde que ela chega ao seu negócio até a resolução completa.

Assim, você pode avaliar o desempenho dos colaboradores, bem como verificar se o SLA está sendo seguido ou pode ser otimizado.

É importante sempre manter o SLA no radar, pois ele auxilia no processo de atendimento e na organização da gestão interna, além de influenciar no desempenho dos profissionais de atendimento.

Com um workflow de aprovação, você também tem acesso ao histórico dos processos, aumentando o controle do fluxo de trabalho e localizando possíveis lacunas que precisam ser resolvidas.

Aumento da qualidade na tomada de decisão

Como o workflow de aprovação pressupõe a existência de determinadas regras predefinidas e que determinadas pessoas sejam alocadas nas tarefas, há uma diminuição das ambiguidades nas tomadas de decisão, que ganham mais qualidade.

Isso ocorre pois, unindo a visibilidade do processo a uma base de conhecimento, o profissional busca a melhor solução, otimizando seu trabalho e principalmente a resposta dada ao cliente.

Mas por que o workflow de aprovação é importante no suporte ao cliente?

Como dissemos no início deste artigo, o suporte ao cliente é crucial atualmente nas empresas. Não basta apenas pensar em estratégias para captar clientes; você precisa manter esses clientes.

Diante desse cenário, tudo o que for possível fazer para otimizar o processo de atendimento ao cliente é válido. E, com certeza, o workflow de aprovação se encaixa nisso.

Ele permite que você entregue, no momento certo, a tarefa certa à pessoa certa. Somente isso já demonstra que seu cliente sai ganhando, pois será atendido por experts no assunto.

Com base em todos os benefícios que o workflow de aprovação traz para o seu negócio, podemos listar vantagens para o seu cliente:

• Recebe um atendimento mais ágil;
• Obtém respostas mais assertivas;
• Tem a demanda ou solicitação bem trabalhada na empresa;
• Consegue, muitas vezes, ter o atendimento completo e resolutivo no primeiro contato que faz com a empresa;
• É atendido por quem realmente entende do assunto.

Vale ressaltar que treinar constantemente sua equipe de atendimento é prática vital para manter a qualidade no serviço prestado, pois a automação não supre a necessidade do bom contato humano.

Sabendo todas as informações sobre o workflow de aprovação e adotando essa ferramenta no seu negócio, chega o momento de verificar a produtividade da sua equipe, garantindo o sucesso dela. Temos o artigo ideal para que você saiba tudo sobre esse assunto. Leia em: 4 indicadores de desempenho para monitorar o sucesso da sua equipe.

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