Comunicação interna: 7 práticas para melhorar a da sua empresa

A comunicação eficaz é crucial para o sucesso e a felicidade de todo tipo de relacionamento. No local de trabalho, a qualidade da comunicação interna muitas vezes fala muito sobre a saúde da própria organização.

Parece que as  empresas veem a comunicação com o colaborador mais como um gasto do que um gerador de receita, uma abordagem que pode ter consequências terríveis em todos os tipos de fatores relacionados aos colaboradores, incluindo retenção e engajamento, sem mencionar seus resultados.

A boa notícia é que há muitas maneiras de melhorar sua comunicação interna a partir de agora.

Aqui estão sete dicas úteis que podem ser colocadas em prática facilmente para melhorar a comunicação interna da sua empresa.

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1. Primeiro, faça uma autoavaliação

Todos querem colegas abertos e comunicativos, mas e as suas próprias habilidades de comunicação?

A maioria das pessoas acaba percebendo que poderia fazer um trabalho melhor ao compartilhar ideias e informações com outras pessoas, e é por isso que examinar sua abordagem pessoal é uma ótima forma de começar.

Talvez você possa considerar fazer uma aula sobre comunicação — as universidades locais podem até oferecer programas gratuitos.

Mas especialmente para aqueles em posições de liderança, é importante ser tão comunicativo quanto você espera que seu pessoal seja.

Outra dica para os líderes é estabelecer o tom para uma cultura de comunicação interna aberta, a fim de estabelecer um padrão para todas as outras formas como uma empresa se comunica.

Se você começar avaliando suas próprias habilidades de comunicação e se esforçar ao máximo para praticar o que prega, seus colegas estarão mais propensos a seguir sua liderança. Apenas lembre-se, uma boa comunicação começa por você.

2. Faça perguntas

Como seu pessoal gosta de se comunicar?

Não há duas pessoas iguais, e nem todo mundo prefere enviar e receber informações da mesma maneira.

Seus funcionários preferem se comunicar através dos seus smartphones? Por meio de pesquisas ou newsletters? Cara a cara?

Esse tipo de conhecimento pode ajudar muito você a elaborar um plano mais eficaz para a comunicação interna regular no local de trabalho, especialmente se você fizer um esforço para manter o público-alvo e os ouvintes certos em mente, dependendo da sua mensagem.

Mesmo que a resposta seja positiva em relação à comunicação via aplicativos, os colaboradores mais velhos ainda podem preferir métodos mais tradicionais, como o telefone ou e-mails, e você deve levar isso em consideração.

Você também pode pedir a seus colegas de trabalho que pensem em como você e sua organização podem melhorar as comunicações.

Reunir esse tipo de informação não requer necessariamente uma pesquisa formal (embora funcione também). Em vez disso, comece perguntando.

Perguntar pessoalmente a cada membro da sua equipe para descobrir suas necessidades específicas também demonstrará que você valoriza a contribuição deles e está disposto a agir de acordo com isso — sempre um ponto positivo para o moral dos colaboradores.

3. Analise como a sua organização se comunica atualmente

Melhorar a comunicação é impossível se você não identificou a causa dos problemas. Pergunte-se: eu conheço quantos canais minha organização está usando?

Os métodos de comunicação, como e-mail, bate-papo em equipe, plataformas de videoconferência e até mesmo a antiga espera do telefone, têm seus prós e contras específicos. Mas alguns provavelmente serão mais eficientes que outros.

E-mails, por exemplo, provavelmente não são a melhor maneira de ter uma conversa com alguém, e é por isso que algumas empresas estão começando a preferir software de intranet social e ferramentas de colaboração.

Faça uma lista de suas ferramentas de comunicação interna atuais e faça uma avaliação honesta sobre quais você acha que estão funcionando e quais precisam ser substituídas ou atualizadas.

Quando você faz mudanças, procure por ferramentas que permitam que você seja o mais variado possível em seus métodos de comunicação e torne fácil experimentar diferentes formatos: entrevistas, debates, reportagens, comentários, infográficos, quadrinhos, vídeos, podcasts, webinars, comunicados de imprensa, etc. O céu é o limite!

4. Reorganize o escritório

Se você trabalha em um espaço de trabalho tradicional ao lado de seus colegas (e isso é um grande “se”, já que isso é cada vez mais raro), um dos melhores e mais óbvios passos para melhorar a comunicação é pensar em sua planta.

Cubículos e divisórias podem servir para melhorar a paz e a tranquilidade, mas também podem isolar colaboradores e bloquear a comunicação interna eficaz.

Se você acha que pode ser o caso, tente reorganizar a configuração do seu escritório para torná-lo mais “aberto”. Isso pode facilitar a interação e a colaboração entre os funcionários, sem mencionar tornar seu escritório um ambiente mais agradável em geral.

Você também pode pensar em permitir que seus funcionários mudem de mesa de tempos em tempos, dependendo dos seus projetos ou colaborações atuais.

Pense no modelo de trabalho do Spotify. Eles criam squads para trabalhar em projetos específicos, desta forma a mudança de lugar durante os dias que serão dedicados ao projeto melhorará significativamente a interação entre as ambas equipes. Você pode conhecer melhor essa metodologia clicando aqui.

5. Desencoraje a comunicação unilateral

Muitas empresas adotam uma abordagem em cascata para a comunicação, que há muito tempo é a maneira padrão de compartilhar informações.

E não é difícil entender o porquê: a comunicação top-down contém um elemento de controle que a torna atraente para os responsáveis ​​por moldar as narrativas corporativas.

Mas a comunicação unidirecional só conta metade da história.

O fato é que encontrar maneiras de facilitar conversas de mão dupla — seja pessoalmente ou através de meios tecnológicos — é uma maneira muito maior de garantir que uma ampla gama de vozes em sua empresa seja ouvida.

Você pode ficar surpreso com o que ouve e talvez não saiba, mas, de qualquer forma, certamente será uma representação mais autêntica da verdadeira voz de sua empresa.

6. Use uma "caixa de sugestões" anônima

Por mais antigo que possa parecer, essa é mais uma ótima maneira de melhorar a comunicação no trabalho de maneira rápida e fácil.

As pessoas nem sempre se sentem à vontade para expor publicamente suas preocupações, e é por isso que adotar uma abordagem anônima pode ser a única coisa que facilita o feedback honesto e aberto.

Tudo que você precisa é de uma caixa, um bloco de papel e uma caneta. Claro, você também pode direcionar seus funcionários para uma versão virtual, que servirá ao mesmo propósito.

Pode demorar um pouco para sua equipe começar a fazer sugestões. Mas não desista. Se as sugestões demorarem a chegar, peça ao seu líder de equipe que incentive seus colegas de equipe e talvez até quebre o gelo sugerindo mudanças por conta própria.

O resultado final é que, uma vez que  você consiga extrair feedback regular e uma avaliação honesta, sua ação resultará em melhoria contínua.

7. Identifique um propósito comum

Toda organização tem um propósito comum, embora nem sempre seja totalmente articulada. Mas identificar e esclarecer objetivos comuns pode ter vários benefícios.

Afinal, não há nada mais importante para uma equipe do que para seus membros estarem na mesma página.

Antigamente esse propósito era chamado de “missão da empresa”. Hoje em dia, um novo e mais ousado nome surgiu: o Propósito Transformador Massivo, também conhecido como PTM.

O objetivo comum é muitas vezes acima e além de um objetivo comercial. Pense no PTM do Google: “Organizar a informação do mundo”. Ousado, não é?

Toda essa nossa conversa sobre comunicação interna está ligada à motivação de funcionários. Uma comunicação ruim aumenta os níveis de insatisfação, diminuem a produtividade e até aumentam o turnover. Agora que você já sabe como melhorar a comunicação interna da sua empresa, leia: 4 dicas de ouro para estruturar uma equipe de atendimento.

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